دانلود تحقیق و پیشینه تحقیق اتومایسیون اداری

دانلود تحقیق و پیشینه تحقیق اتومایسیون اداری

 اتوماسیون اداریبهزبان ساده، اتوماسیون اداری عبارت است از: متصل کردن اطلاعات کامپیوترهایموجود در یک سازمان به کمک شبکه و یا استفاده از یک برنامه نرم افزاریمشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، نامه هاو مکاتبات و نیز دستورالعمل هابه صورت کاملاً یکپارچه وآسان انجام پذیرد وبدین ترتیب فرمولی جهت طبقهبندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون سازمانی و تسریع بخشیدن به امراجراء بدون نیاز به روش های دست و پاگیر و مرسوم اداری و با صرفه جویی درزمان و مواد اولیه مصرفی ایجاد می شود.حذف کاغذاز امور بایگانی و دفتری،رفع محدودیت های فضا جهت بایگانی پرونده ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه،کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری ازاطلاعات و پشتیبانی از امور اداری از تاثیرات به کارگیری اتوماسیون است.(احمدی احمد ،1390).اتوماسیوناداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که بهبرقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج سازمان  و بالعکس مربوطمی شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعاتمدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتوماسیوناداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دوصورت شفاهی و کتبی است.(ریموند[1]،1998).اتوماسیون اداری، استفاده از ماشین آلات برای انجام امور فیزیکی است که معمولا توسط انسان انجام می گیرد.(مک لوید[2]،1387،ص470).اتوماسیوناداری، کاربرد فناوری رایانه و ارتباط به منظور تسهیل امور اداری درسازمان به منظور ارتقاء کارآئی آنهاست.(صرافی زاده،1383،ص65).حذفروش دستی ودر نتیجه حذف کاغذ، ارسال لحظه ای نامه ها و در نتیجه جلوگیریاز صرف وقت و عدم نیاز به نیروی انسانی جهت جابه جایی نامه از مزایایاستفاده ازاتوماسیون اداری است.سیستم اتوماسیون اداری وظیفه برقراریارتباطات داخلی سازمان وهمچنین افراد سازمان با خارج از سازمان را عهدهداراست. این ارتباط به بهبود هماهنگی فعالیت ها و کیفی کردن کار کمک میکند، پست الکترونیک، ارسال صدا، ارسال فکس، و کنفرانس صوتی از ابزارهاییهستندکه می تواند در این مجموعه به کار رود.سیستم اتوماسیون اداری از سیستمکارتابل، آرشیو اسناد و مدیریت فرایندها تشکیل می شودکه با سیستمدبیرخانه، سیستم پردازش عملیات و سیستم آرشیو اسناد در ارتباط است.بنابراین در یک مجموعه کامل اتوماسیون اداری کلیه عملیات سازمان از طریقسیستم های نرم افزاری سازماندهی می شود.نرمافزاهای اتوماسیون اداری با نگرشی بر مفهوم مدیریت گردش کار، به گونه ایطراحی گردیده اندتا کلیه کارهای مکاتباتی و در جریان یک سازمان را منجر بهتولید و گردش اطلاعات و مستندات در سطح سازمان و حتی در سطحی فراتر از یکسازمان خواهد شد را مدیریت نماید.(علینقی پور حجت،صمدی اسماعیل،1389،ص4).نرمافزارهای اتوماسیون اداری، نرم افزارهایی هستند که توسط آنها، مکاتباتداخلی و خارجی یک سازمان به سرعت و بدون نیاز به کاغذ، انجام گرفته و لذانیازی به نامگذاری های مرسوم اداری نیست.(همان منبع).2-1-2 اطلاعاتاطلاعات،عبارت است از جریان هایی که مجموعه دانایی هارا تغییر می دهد، این تغییرزمانی اتفاق می افتد که یا مطلبی به مجموعه دانایی ها افزوده شود و یاتجدید ساختاری در آن به وجود آید.(شولتر[3]،2000،ص5).شایدبتواناطلاعات را لایه ای بین دو لایه داده ها و آگاهی دانست.داده هامواد خاماطلاعات را فراهم و اطلاعات خبری را منتقل می سازند و این آگاهی است کهمحتوای خبر را تحلیل می کند.(طالقانی،1382،ص178).ازآن جا که نیاز ما در اختراع است ابتدا باید نیازهای اطلاعاتی سازمان یاموسسه را یافته سپس به فراهم آوری و جمع آوری اطلاعات بپردازیم.مدیر آشنابه اطلاعات می داند که اطلاعات قبل از استفاده باید تائید شود . آشنایییک مدیر به اطلاعات و دانستن ارزش اطلاعات در حل مساله باعث تشویق مدیراندر تقسیم اطلاعات با دیگران می شود زمانی که مدیری دارای اطلاعات با ارزشبرای دیگران می باشد این اطلاعات باید منتقل شود آشنایی با اطلاعات درنهایت منجر به استفاده از اطلاعات در حل مسائل است.دانش اطلاعات ماوری دانشرایانه ی و استفاده از اطلاعات ایجادشده از طریق رایانه است.(همان منبع،ص34)3-1-2 عصر اطلاعاتدرعصر صنعتی ((سرمایه))منبع استراتژیک به شمار می آمد، در حالی که در عصراطلاعات ((دانش))منبع استراتژیک است. در عصر اطلاعات ارزش افزوده از طریقتبدیل اطلاعات به دانش و همچنین سرعت انتقال آن حاصل می شود. جریان اصلیاطلاعات، مبتنی بر ارتباطات است. امروزه به کارگیری میکروپروسسورها در قالبسلول های الکترونیکی، انقلاب به وجود آمده در ارتباطات و ساختاردهی دهکده کوچک جهانی را سازمان دهی نموده و به کارگیری اینترنت و دیگر ابزارهای ارتباطی بین اللمللی را میسر ساخته است.(داورونوس-پرچ،1387،ص 357). 4-1-2اطلاعات ویژه سازمانیمنظوراز اطلاعات ویژه سازمانی،اطلاعاتی است که موجب افزایش توان سازمان درتشخیص میزان نیاز به کنترل عوامل خارجی مختلف شده ، امکان طراحی استراتژیمناسب برای نفوذ بر آن عوامل را افزایش می دهد. (رضائیان ،1385،ص 55).5-1-2 سیستم های اطلاعات مدیریت[4]دادههای سیستم تی-پی-اس را برای نظارت برعملکرد سازمان در اختیار مدیران قرارمی دهند. سیستم اطلاعات مدیریت، سیستمی برای تبدیل داده به اطلاعات ازمنابع داخلی و خارجی و برقراری ارتباط بین اطلاعات در یک شکل مناسب برایمدیران در همه سطوح و در همه وظایف برای قادر ساختن آنها با اخذ تصمیمات بهموقع و اثربخش برای برنامه ریزی، هدایت و کنترل فعالیت هایی که آنها مسولهستند.سیستماطلاعات مدیریت ترکیبی از تصمیم گیری و اجرای عملیات پردازش داده های حاصلاز تبادلات، سیستم های اطلاعاتی پشتیبانی از فرآیند تصمیم گیری پشتیبانیرا برعهده دارد و یکی از منابع با ارزش سازمان محسوب می شوند. سیستماطلاعات مدیریت به طور ساده سیستمی متشکل است مجموعه افراد، دستورالعمل ها،داده ها، سخت افزارها و نرم افزارکه به جمع آوری، ثبت ،پردازش ارتباط دادهها برای پردازش های تراکنشی در سطح عملیات و ارائه اطلاعات در پشتیبانی ازتصمیم گیری های مدیریتی می پردازد.این تعریف به چند مورد اشاره دارد:سیستم اطلاعات می تواند دستی یا رایانه ای باشد.هدف از سیستم های اطلاعاتی پشتیبانی از عملیات تصمیم است.محور اساسی سیستم های اطلاعاتی افراد، مدیریت، اطلاعات سیستم های سازمان است.(صرافی زاده،1383،ص45). 6-1-2فناوری اطلاعات[5]فناوریاطلاعات رامی توان به عنوان ‘فناوری محاسباتی و ارتباطات راه دور کهامکانات خودکار استفاده از اطلاعات را فراهم می کنند ‘تعریف کرد.(هیکز[6]،1998،17)فناوریاطلاعات در قالب امکاناتی که به سازمان ارائه می کند؛ تعریف شده استازقبیل: کامپیوتر، کاربردهای نرم افزاری و ارتباطات دور برد در جهت انتقالداده، ازاطلاعات و دانش به افراد و فرآیندها.مدتزمان طولانی، مهندسین صنعتی، فناوری اطلاعات، را به عنوان ابزار تحلیلی ومدلسازی مورد استفاده قرار می دادند. کاربردهای رایج فناوری اطلاعات درتولید شامل برنامه ریزی   محصول و کنترل، مدلسازی فرآیندها، سیستم هایاطلاعاتی عمده مدیریت و امور پشتیبانی است.(عطاران،2003،ص440).اصطلاحفناوری اطلاعات برای توصیف فناوریهایی به کار می رود که ما درضبط، پردازش،بازیابی و انتقال اطلاعات از طریق فکس، میکروگرافها و سایر ابزارهایارتباط از راه دور، همچنین فناوری های قدیمی که بایگانی اسناد، ماشین هایمحاسباتی، مکانیکی، چاپ و حکاکی را در بر می گیرد.(توربان[7]،1996، ص15) .فرمت ورد قابل ویرایشتعداد صفحات: 27مبانی نظری و پیشنه تحقیق جهت نوشتن فصل دوم پایان نامه ارشد و دکتریهمراه با رفرنس نویسی و پاورقی داخل متنمنابع فارسی کاملمنابع انگلیسی کامل