نظام استقرار و مدیریت آراستگی محیط کار 5S در بخش صنعت

1-1- اجرای آراستگی:در زنگ و روز آراستگی، کارگروه و کارشناس آراستگی با همکاری روابط عمومی، زنگ آراستگی را در سطح مجموعه به اجرا می‌گذارند. در طول اجرای زنگ آراستگی نوای خاصی پخش می‌گردد. نوای مذکور از سوی دبیرخانه نظام آراستگی ابلاغ می‌گردد. نمایندگان واحدها موظفند طی بازدید از کلیه اتاق‌های مرتبط، اولاً از اجرای بهینه موضوع زنگ اطمینان حاصل نموده، سپس گزارش مربوطه به شماره FR-102-308 را تکمیل نمایند. این گزارش شامل چکیده‌ای از اقدامات انجام شده و نقاط قوت و ضعف اجرای زنگ در واحدها می‌باشد که توسط نماینده واحد به کارگروه ارائه می‌گردد و طی جلسه‌ای مورد تحلیل و بررسی قرار می‌گیرد.کارشناس آراستگی و مشاور در زمان تعریف شده به واحدها مراجعه کرده و توصیه‌ها و راهکارهای مناسب را به صورت کتبی، به کارگروه ارائه می‌نمایند.کارکنان موظفند پس از ابلاغ موضوع زنگ آراستگی از سوی کمیته تعالی نسبت به اجرای تمام و کمال موضوع در زمان معین شده، اقدام نمایند.برخی از مواردی که باید در زمان زنگ و روز آراستگی اجرا شوند، به شرح زیر است:ü بررسی سریع اقلام و مدارک موجود در فایل، کمد و کشوهاü پاک سازی و جداسازی اقلام ضروری از غیر ضروریü در صورت نیاز الصاق برچسب زرد (اقلام معیوب) و برچسب قرمز (اقلامی که در تشخیص غیر ضروری بودن آن شک باشد)ü اصلاح چیدمان زونکن‌ها، پوشه‌ها، لوازم اداری و …(نظم و ترتیب)ü الصاق برچسب زونکن‌ها و سایر استانداردهای اعلامی در روش استانداردسازی و ابلاغی از سوی دبیرخانهü طبقه‌بندی داخلی کمدها، فایل‌ها و کشوهای میزü پاکیزه نمودن و گردگیری ظاهری و باطنی لوازم اداری مربوطهü بررسی، تعیین تکلیف و تخلیه فایل‌های موجود روی desktop رایانه مطابق دستورالعمل ابلاغیü پیگیری تخلیه سطل‌های زباله در انتهای کارü پیگیری جارو و گردگیری عمومی اتاق‌هاü و … این روش در كليه سازمان‌ها و شركت‌هاي تابعه، مناطق و ستاد[1] ….ی …. کاربرد دارد.1- اصطلاحات و تعاریف1-1- زنگ: زنگ آراستگی1-2- كمیته تعالی: كمیته تعالی مجموعه مورد نظر مطابق نظامنامه تعالی سازمانی ….ی ….1-3- کارگروه: کارگروه اجرایی نظام آراستگی محیط کار مطابق نظامنامه تعالی سازمانی ….ی ….1-4- مجموعه: به یکی از سه حالت معاونت (یا حوزه جناب ….) یا منطقه یا سازمان‌ها و شرکت‌های تابعه ….ی …. اطلاق می‌شود.2- مسئوليت‌ها:کارگروه نظام آراستگی: ایجاد حس رقابت و انگیزش، برنامه‌ریزی زمانی زنگ آراستگی و نظارت بر حسن اجرای این روش را در كليه مجموعه‌های تابعه ….ی بر عهده دارند. نمایندگان هر واحد در مجموعه‌های تابعه: حصول اطمینان از آگاهی از زمان زنگ، راهنمایی کارکنان واحد، تکمیل گزارش زنگ آراستگی و همکاری در اجرای بهینه آن را بر عهده دارد.3- شرح روش:3-1- برنامه‌ریزی زنگ و روز آراستگی3-1-1- زنگ آراستگی ماهیانه:زنگ آراستگی در هر ماه یکبار به مدت 30 تا 40 دقیقه در هر مجموعه اجرا می‌گردد. موضوع اجرای این زنگ توسط کارگروه جهت ماه بعدی برنامه‌ریزی و به کمیته تعالی پیشنهاد می‌گردد. موضوع زنگ پس از تصویب در کمیته تعالی مجموعه موردنظر به تمامی واحدهای آن ابلاغ شده و توسط کارشناس آراستگی در سامانه و برد آراستگی (طی فرم شماره FR-102-304) اعلام می‌گردد. گزارشات اجرای زنگ آراستگی توسط نماینده واحد و کارشناس آراستگی بعد از اجرا طی فرم شماره FR-102-308 تهیه و در جلسات کارگروه بحث و بررسی می‌گردد. خروجی این بررسی‌ها منبعی جهت تعیین موضوع زنگ بعدی خواهد بود. در صورتیکه موضوع خاصی مورد نظر نباشد سه اصل اول نظام آراستگی (جداسازی اقلام ضروری و غیرضروری، نظم و ترتیب و پاکیزه سازی) اجرا می‌گردد.3-1-2- روز آراستگی: با توجه به اینکه 11 اسفند ماه روز ملی بهداشت محیط می‌باشد این روز در ….ی با نام روز آراستگی نامگذاری شده است. در این روز نیز با توجه به زمان بیشتر و همزمانی با سال جدید فرصت بسیار خوبی برای اجرای همگانی اصول پنجگانه نظام آراستگی، خواهد بود. بدیهی است در اسفند ماه زنگ آراستگی به روز آراستگی منتقل و در کل ….ی به صورت یکپارچه اجرا خواهد شد.1. در مورد اسناد و اطلاعات موجود در محيط كاري خود اين مسأله را در نظر بگيريد كه اوراق، سند يا اطلاعاتي وجود دارد كه به کار نمی‌آید، دراين صورت آنها را از محيط كار خود دوركنيد.2. اشياء و مدارك بی مصرفي را كه لازم است نگهداري شود به انبار يا بايگاني خارج از دفتر كار منتقل كنيد.3. از چسباندن عكس، اطلاعيه، اعلاميه، پوستر و مانند اينها بر روي جايي غير از تابلوي اعلانات خصوصاً بر روي در و پنجره و حتی زیر شیشه میز جداً خودداري كنيد.4. غير از منشی‌ها و تلفنچي‌ها نبايد در روي ميز بيش از دو گوشي ثابت تلفن قرار داشته باشد.5. اشيايي را كه ارزش تعمير ندارند، در صورت نياز با اشياء سالم و قابل استفاده جايگزين كنيد.6. اشياء مستهلكي را كه مورد نياز مي‌باشند در صورت امكان بازسازي و تعمير نماييد.7. اطلاعات الکترونیکی غیر ضروری را هم مانند اقلام غیر ضروری از رایانه خود پاك كنيد.8. نرم افزارهاي ضروري و مورد نياز خود را تعيين كرده و در ليست اقلام موردنياز ياد داشت كنيد.9. تشخيص اقلام ضروري و تفكيك آنها از اقلام غير ضروري با پيروي از اصل فقط يكي و جدول یک جداسازی گردد.10. کالا ها و اقلامی که برخی از واحدها غیر ضروری تشخیص می‌دهند شاید برای واحد دیگری جزء اقلام مورد نیاز باشد لذا تعیین تکلیف نهایی اقلام غیر ضروری و نیاز به خرید کالاهای مورد نیاز، با کارگروه آراستگی است.جدول 1 – مکان یابی اقلام با توجه به کاربردردیفتعداد استفاده درواحد زماننوعمکان یابی1کمتر از یک ساعت یکبار استفاده شود.بسیار ضروریدر دسترس خود قرار داده یا با خودحمل کنید.2از یک ساعت تا یک روز یکبار استفادهشود.ضروریدر محل کار یا روی میز قراردهید و پساز استفاده به جایگاه خودش برگردانید.3از یک روز تا یک ماه یکبار استفادهشود.نیمه ضروریدر محل کار قراردهید و پس از استفادهبه جایگاه خودش برگردانید.4از یک ماه تا شش ماه یکبار استفادهشود.کمتر ضروریدور از دسترس و در انبار نگهداریکنید.5بیش از شش ماه یکبار استفاده شود.غیر ضرورینگهداری نکنید یا در انبار نگهداریکنید.6مورد استفاده آن مشخص نیست.مطلقا غیر ضرورینگهداری نکنید.5-2- نظم و ترتیب محیط کار ( S2 )نظم و ترتيب به معني قرار دادن اشياء در مكان‌هاي مناسب و مرتب به نحوي كه بتوان از آنها به بهترين وجه استفاده كرد. نظم و ترتيب راهي است براي يافتن و بكار بردن اشياي مورد نياز، بدون انجام جستجوهاي بيهوده. در صورتي كه اين مرحله به شكل صحيحي اجرا شود هيچ انرژي هدر رفته‌اي وجود نخواهد داشت و اشياء و اسناد به گونه‌اي مرتب مي‌شوند كه در وقت نياز، به فوريت بتوان آنها را يافت و مورد استفاده قرار داد.هنگامي كه هر چيز با توجه به میزان كاركرد و موضوع، در جاي مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل كار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدين منظور بايد همه وسايل، اقلام و فرمهاي ضروری و مورد نياز را كه قبلا درS1 شناسايي و كاركرد هر يك از آنها را مشخص نموده‌ايد را در جاي مناسب قرار دهيد به نحوي كه با سرعت و سهولت قابلیت دسترسی داشته باشند. به عبارت ديگر قرار دادن اشيا در بهترين مكان، به بهترين طريق ممكن و دسترسي در حداقل زمان ممکن مدنظر است. 5-3- پاکیزه سازی( پاکیزگی و نظافت ) ( S3 )وظيفه و مسئوليت پاكيزگي و نظافت در سازمان به مسئولین خدماتی واگذار شده، ولي مسئوليت حفظ پاكيزگي اشياء و وسايل تحویلی با کارکنان است. بدین منظور روش اجرایی نظافت و پاکیزگی به شماره PR-102-305 تدوین و در مجموعه‌ها لازم‌الاجرا است. این پاکسازی همراه با بازرسی و بازبینی انجام شده و باعث می شود که لوازم و وسایل مورد استفاده همیشه در مناسبترین شرایط باشند. تمیز و مرتب بودن وسایل علاوه بر ایجاد محیطی دلپذیر موجب نگهداری و حفاظت از وسایل مورد استفاده شده و اشکالات احتمالی با وضوح و آسانی بیشتری قابل مشاهده خواهند بود. 5-4- استاندارد سازی ( S4 )در اين مرحله جهت رسيدن به يک نظم عمومي درمجموعه‌های ………ی ، اقدام به تنظيم و اجرای استانداردهايي متناسب با محيط مجموعه مطابق با روش اجرایی استاندارد سازی به شماره PR-102-302 مي‌گردد، اين استانداردها شامل قوانين و مقرراتي است که در کلیه سازمان‌ها به صورت یکپارچه قابل اجرا است که توسط دبیرخانه نظام آراستگی و کارگروه تخصصی در روش فوق الذکر تدوین و ابلاغ می‌گردد. برخی از استاندارد‌ها ممکن است فقط مختص به یک مجموعه، قسمت يا بخش خاص باشد و در موارد ديگر کاربرد نداشته باشد، که این مورد در قالب دستورالعمل های داخلی آن مجموعه تحت کنترل قرار گرفته و یک نسخه از آن توسط کارشناس آراستگی به دبیرخانه نظام آراستگی تحویل میگردد.هدف اصلي برقراري استانداردها براي جلوگيري از اتلاف‌ها، بروز اتفاقات، سوانح، سهل انگاري‌ها و غيره مي‌باشد، در اين مرحله مي‌توان از مطالعات ارگونومي براي کاهش سوانح کاري و افزايش کارايي پرسنل استفاده کرد، مطالعات ارگونوميک و طراحي صحيح کار مي‌تواند اختلالات و آسيب‌هاي تجمعي را کاهش داده يا حذف کند. این اقدامات به صلاحدید کارگروه تخصصی و دبیرخانه قابل اجرا خواهد بود.برای استاندارد‌سازی نظام آراستگی محیط کار حداقل الزامات ذیل مطابق روش اجرایی استاندارد سازی به شماره PR-102-302 لازم‌الاجرا – انضباط و فرهنگ‌سازی آراستگی محیط کار ( S5 )مطابق این اصل تکالیف و وظایف هر یک از افراد در اجرای شیوه‌های ساماندهی و پیروی از دستورالعمل‌ها و قواعد تعیین شده می‌باشد و بر نحوه انجام فعالیت ها نظارت می شود. با رعایت این اصل مشارکت و همکاری تمام افراد در پاکیزه سازی و حفظ پاکیزگی و انضباط محیط کاری جلب می‌گردد. بنابراین در هر محیط کاری باید شیوه‌های مناسب برای برآوردن این هدف، شناسایی، طراحی و اجرا می‌گردد.در اين مرحله تاكيدي بر آن مي‌باشد كه كاركنان و مديران، احترام را به شكل متقابل رعايت كنند و به حقوق يكديگر احترام بگذارند. كاركنان در جهت رعايت مقررات وضع شده،كوشا باشند.5-5-1- ابزارهای مورد استفاده در جهت فرهنگ‌سازی آراستگی محیط کار:5-5-1-1- آموزش:جهت برگزاری آموزش‌ها باید موارد ذیل را در نظر داشت:1. اين گونه موارد و ديگرآموزش‌ها مي‌تواند به شكل تك برگ و پوستر و ازطريق سامانه و برد نظام آراستگی به آگاهي كاركنان رسانده شود.2. آموزش‌ها باید با توجه نوع فعاليت سازمان، سطح تحصيلات كاركنان، فرهنگ سازماني و امكانات آموزشي سازمان تعریف شود.3. در صورت لزوم از فيلم‌های آموزشي در امر آموزش5S استفاده گردد.4. تصاوير و پوسترهاي آموزشي راجع به 5S تهيه و مورد استفاده قرار گيرد.5. در صورت لزوم مفاهيم آموزشي به مرور در قالب تك برگ، اسلايد و … به تمامي كاركنان ارايه شود6. آموزش كاركنان، حتي الامكان بايد در داخل سازمان انجام پذيرد و بهتر است كه آموزش‌ها در ساعات و روزهاي اداري و نيز غير حضوري و از طريق سامانه، انجام شود.7. لازم است مديران ومسئولين با مفاهيم اوليه و مزاياي آن، همچنين تأثيرات و مباني 5S و دلايل نياز به آن آشنایی کامل داشته باشند.8. لازم است تمامي كاركنان، با مفاهيم 5S و روشهاي اجرايي اين سيستم در واحد خودشان آشنا شوند. لازم است كاركنان موقت مانند كاركنان ساعتي يا پيماني نيز با مفاهيم آشنا شوند .9. بايد مراجعه كنندگان به سازمان نيز صرفاً با عناوين پنج گانه 5S مثلاً به كمك برد نظام آراستگی مجموعه يا از طريق نشريه و يا از طريق روابط عمومي وسامانه نظام آراستگی به صورت كلي آشنا شوند .10. لازم است كه برنامه جامع آموزش، شيوه‌هاي آموزشي مورد استفاده و نياز به امكانات آموزشي هر سال توسط کارگروه آراستگی مورد بازنگري قرار گيرد.

دانلود فایل نظام استقرار و مدیریت آراستگی محیط کار 5S در بخش صنعت